Un gran desorden

Hace unos días estaba teniendo una conversación entre geeks con Albizu y Jorge Luis Suárez de Teknolatin acerca de la web y temas relacionados. Estábamos hablando de diferentes servicios de “Bookmarks” (o “favorites”, como le llama Internet Explorer) y en un momento les pregunté: “¿Acaso yo soy el único que nunca usa bookmarks en su navegador de Internet?” Luego de una carcajada y una cara de “estás loco”, me contestaron: “Sí, eres el único que no utiliza bookmarks”.

Pues sí, nunca uso bookmarks (o favorites) en mi navegador ni a través de servicios como del.icio.us. De hecho, mi navegador Firefox está configurado para que borre toda la historia de páginas visitadas siempre que cierro el programa. ¿Raro, no?

Esta idea de no conservar una historia de lugares visitados es sólo una parte bien pequeña de un sistema que llevo probando desde hace algún tiempo, y que consiste sencillamente en examinar todo, absolutamente todas las áreas de mi trabajo diario que estén creando una complejidad innecesaria, e intentar simplificarlas significativamente o eliminarlas por completo (si es posible).

En el caso de los bookmarks, me di cuenta de lo sigiente:

  • Yo solía guardar cualquier cosa que me parecía útil, interesante y que podría usar en un futuro cercano o lejano.
  • Mi naturaleza de “freak” de la organización y la categorización me obligaba entonces a clasificar todos esos bookmarks bajo unos complejos esquemas de carpetas y etiquetas.
  • La cantidad de bookmarks era tanta que en la mayoría de las ocasiones una simple búsqueda u hojeada me tomaba más tiempo que una búsqueda en Google.
  • En el caso de sitios web que visitaba a diario, era igual de sencillo escribir el nombre del website en el navegador.
  • En muchos casos que necesitaba algo que había marcado hace meses o inclusive años, no terminaba usándolo porque la información ya estaba obsoleta. Nuevamente, una búsqueda en Google terminaba siendo mas útil.
  • Más importante, la absoluta mayoría de las cosas que guardaba nunca las necesité en el futuro.

Así que decidí deshacerme de los bookmarks por completo, y meses más tarde no los he extrañado ni un poco. Ahora bien, quizás un sistema de bookmarks no tiene ningún tipo de importancia en su vida, pero para mí que soy diseñador web y programador, el poder moverme y encontrar información rápidamente en la red es una parte fundamental del empleo. Por otro lado, estoy seguro que en su lugar de trabajo u hogar usted ha tenido que implementar una serie de “sistemas” y rutinas personales para poder vivir su vida diaria, y apuesto que muchas de éstas son innecesariamente complicadas. De seguro hay grasa para cortar.

En mi caso llegó un momento que la cantidad de tareas y responsabilidades tanto en mi trabajo como en mi casa me estaban asfixiando, y constantemente estaba en estrés y lamentándome “tengo tantas cosas que tengo que hacer, pero ¿con qué tiempo?”. Así que decidí hacer algo al respecto, pero, la diferencia entre una limpieza casual y lo que terminé haciendo es que no hay vacas sagradas; todo se mira con ojo crítico y si algo se puede eliminar se elimina sin pena y ya.

A continuación algunas de las cosas que implementé en mi trabajo. Note que mi trabajo está centrado casi completamente alrededor de mi computadora, así que la mayoría de los cambios ocurrieron ahí:

  • Software. Eliminé todos los programas que no estuviera usando o que no añadieran valor suficiente (incluyendo extensiones de firefox y “toolbars” innecesarios). Constantemente evalúo si un programa más sencillo me sirve mejor que un programa complicado.
  • Búsqueda vs. categorización manual. Eliminé las complicadas estructuras de carpetas que estaba usando para guardar mis archivos. La búsqueda que incluye el sistema operativo OS X (Spotlight) es ahora mi mejor amiga para encontrar cosas en segundos no importa dónde se encuentren. (el sistema operativo Windows Vista tiene una funcionalidad de búsqueda similar, y también hay otras soluciones como Google Desktop Search y Copernic).
  • Limpiar, limpiar limpiar. El desktop de la computadora siempre está completamente libre de documentos (¿Acaso esto le parece familiar?). El escritorio físico en mi oficina también está completamente libre de papeles y notas “post it”, y limpié todas las gavetas de mi escritorio, eliminando todo papel que sabía que no iba a necesitar en los próximos meses. A la misma vez decidí irme completamente “paperless”; toda nota, teléfono, o quehacer va directamente a electrónico, organizado en un sistema que detallo más adelante.
  • Cuentas de email. Reduje el número de cuentas de email al mínimo absoluto (en mi caso un email del trabajo y un email personal). Dejé de usar el email para todo lo que no sea absolutamente necesario (los spam, las cadenas y los chistes se borran sin leerlos y con prejuicio extremo).
  • Dejar de ser esclavo del email. Implementé unas técnicas para siempre mantener en cero la cantidad de mensajes en el inbox del correo electrónico. Pueden ver más detalles acerca de esto en esta charla titulada “Inbox Zero”, por Merlin Mann.
  • Hacer una lista de “to-do’s” y mantenerla. Este probablemente ha sido el cambio más importante de todos y el que más beneficio de productividad me ha rendido. Todo, todo, absolutamente todas las tareas, por más pequeñas que sean, van a mi lista de quehaceres. De esta forma, puedo atacar inmediatamente las cosas que puedo hacer enseguida (todas esas tareas pequeñas que puedo terminar en cinco o diez minutos). De la misma forma puedo sacar de mi mente las tareas grandes que no puedo completar de inmediato, para enfocarme sólo en una tarea a la vez sin ansiedad.

Muchos de estos conceptos salen de un método llamado “Getting Things Done” (GTD), desarrollado por David Allen y publicado en un libro del mismo nombre. Sí, esto es un libro de autoayuda, pero no se preocupe que no hay nada aquí del llamado “new age bullshit” típico de este género; esto es pura productividad personal sin filosofías extrañas. Merlin Mann explica de qué se trata el método GTD:

Así es como defino las “cosas” (“stuff”): cualquier cosa que has permitido que entre dentro de tu mundo físico o sicológico que no pertenece a donde está ahora mismo, y para la cual no has definido aún su resultado final…

Estas “cosas” están rebotando en nuestras cabezas causando todo tipo de estrés y ansiedad. Tu próxima evaluación del trabajo, bar mitzvahs, rollos vacíos de papel de baño, la podadora de grama dañada, la solicitud de la universidad, tu gran panza, caries, la ropa interior sucia; todas compiten por atención dentro de nuestros pobres cerebros. Estas cosas no tienen “hogar” y por ende no tienen a dónde ir, así que se quedan traqueteando en nuestras cabezas.

Peor aun, somos demasiado neuróticos para olvidarnos de ellas, y ciertamente no tenemos tiempo para hacerlas todas en un día. ¿Quién rayos soy, Superman?

Así que vas corriendo de lado a lado apagando fuegos, rezando que no se te haya olvidado nada, despojado de toda creatividad o siquiera la más básica flexibilidad de adaptar tu propia vida a las necesidades de tus amigos, tus familiares o de tí mismo. Esas “cosas” se han apoderado de tu cerebro como un virus, arrastrando todos tus procesos y dejándote agotado y casi inútil. ¿Suena familiar?

¿Así que cómo funciona GTD?

Esta es una versión bien resumida, pero aquí está, estilo PowerPoint:

  1. Identifica todas las cosas en tu vida que no están en su lugar apropiado (atar cabos sueltos).
  2. Deshazte de todas las cosas que no son tuyas o que no necesitas ahora mismo.
  3. Crea un lugar apropiado en el cual confías y que apoye tu estilo de trabajo.
  4. Pon tus cosas en el lugar apropiado, consistentemente.
  5. Haz tus cosas en una forma que le rinda honor a tu tiempo, energía, y el contexto de cualquier momento dado.
  6. Iterar y reajustar constantemente y sin piedad.

Así que, básicamente, conviertes tus cosas en tareas reales (sobre las cuales puedes actuar) o en cosas de las cuales te puedes deshacer. Todo lo que conservas tiene una razón clara para estar en tu vida en cualquier momento dado – tanto ahora como en el futuro. Esto te da una increíble confianza de que a) nada se te pierde y b) en todo momento entiendes claramente de qué cosas te tienes que preocupar y de cuáles no.

Ciertamente no he implementado todas las técnicas que GTD recomienda, pero en aquellas que he comenzado a utilizar he notado una diferencia bien clara.

Llevándolo un Paso más Allá

Estos métodos no son sólo para el trabajo.

Las nociones de que debemos deshacernos del desorden en nuestras vidas están ganando popularidad dentro de una generación como la nuestra, que siempre está expuesta a una sobrecarga de información, trabajo (¿Para cuántos de nosotros es completamente común llevarnos trabajo para las casas? Apuesto que muchos), y una constante competencia por nuestra atención. Blogs como Zen Habits contienen una cantidad de lecturas interesantísmas al respecto. A continuación algunas muy recomendadas:

Artículos Relacionados:

Presiona para mostrar los comentarios (8) o añadir un comentario. Comentarios (presiona para esconder)
  1. Fulano X febrero 1, 2008 9:31 am

    Excelente articulo, lo acabo de marcar con en Diigo y Del.icio.us 😉

  2. Rafi febrero 1, 2008 9:51 am

    Fulano: ¡Ja ja! Muy bien 😀

  3. albizu.com » Blog Archive » En Defensa de Del.icio.us febrero 6, 2008 2:20 pm

    […] nos dice en su post “Hacia un Sistema de Organización Personal” que está tratando de organizar todo lo que le rodea para tener una vida más productiva y […]

  4. Eric febrero 7, 2008 10:40 am

    Yep, GTD es la biblia… Yo lo he seguido (on y off…) durante los últimos 2 años, ahora estoy obsesionado en minimizar mi vida, simplificarla, con menos pesos y cargas…

    En Kinkless.com hay un muy buen artículo (y videocast) sobre mantener un desktop limpio. En resumen se trata de tenere una carpeta para todos los archivos entrantes. un carpeta outbox para todos los archivos que tiene que salir y luego una carpeta pendiente dónde hay shortcuts a proyecto actuales.

    Un saludo!

  5. Rafi febrero 7, 2008 11:18 am

    Eric: Muchas gracias por el link, miraré la serie de artículos de kinkless tan pronto pueda. ¡Hey, y excelente tu blog! A todos: visiten el blog Hábitos Vitales, muy bueno.

  6. Eric febrero 9, 2008 10:05 am

    Gracias por el link Rafi :-).
    Kinkless está bien, aunque no lo ha actualizado en mucho tiempo. Me parece que el que lo hace se fue a trabajar en omnifocus.

  7. Jota marzo 14, 2008 6:26 pm

    Para mí mi vida profesional cambió tras conocer la metodología GTD. Pasé del modo reactivo al proactivo, con eso lo puedo decir todo. Y además es algo que no ha pasado desapercibido para mis jefes, que recientemente me han felicitado, cuando hacía años que no lo hacían.

    GTD es genial para gestionar el tiempo, pero lo que no he encontrado es nada equivalente para la gestión del espacio. Esto es: ¿cómo organizar la documentación? ¿en qué carpetas y con qué criterio almacenar los emails? ¿Cómo encontrar fácilmente emails, documentos, registros,….?

    Si alguien conoce un equivalente a GTD para la organización del espacio, le estaría eternamente agradecido.

    Un fuerte abrazo desde el otro lado del charco.

    Jota.

  8. Ivette marzo 26, 2008 9:41 pm

    Me encanto quiero mas… necesito mucho simplificar mi vida